如钻石般闪耀的专业行政管理 | 专访东方集团行政负责人王越

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2024年10月31日

知行大咖说第七期

王越，其实本名叫王悦，她希望能不断超越自己，便在工作中使用“王越”这个名字。她声音轻柔优雅，但逻辑清晰、思维敏捷，多复杂的事情到她这里三言两语就能解释清楚。

入行16年，她从最基础的工作干起，现在是东方集团行政负责人。

对于这16年的成绩，王越轻描淡写一带而过，她更愿意多分享她工作中的经验：“行政工作一个可以深度挖掘的工作，这里面有很多事情可以做。”

1行政工作第一层：解决需求，完成任务

2001年，大学毕业的王越进入新浪公司“成为一名最基础的行政人员”。

“我是从一家外包公司进到新浪来的，最后由一个外包人员转成正式员工。”

回想在新浪的几年，她做了很多基础性的工作。从“帮总裁秘书整理名片”这种小事做起，慢慢升为行政主管：“当时叫小管家，管得都是前台，会议服务员，保洁员这样。”

她很感激在新浪的四年，新浪给她奠定了做好行政工作的基石。在新浪，她学会了“行政工作是怎么干的“这件事。“这是一个认知的形成过程，行政工作在我这逐渐形成了一套逻辑与体系。”她感叹道。

从新浪离开，王越跳槽去了腾讯。当时的腾讯还是一个很年轻的团队，不同于新浪的已有的成熟体系，腾讯更多的需求在于创新地思考与不按部就班的创造。

用她的话说就是：“要绞尽脑汁地做两个事情，一个是把服务细化细化再细化。另外一个就是想出各种好玩的方法，带着员工玩。”

在腾讯期间，王越挖空心思考虑：“在同等预算的情况下，如何把钱花得让员工觉得更开心。”

为了增添办公区的乐趣，她几乎看遍了全北京的自动售货机，腾讯办公区甚至有“自助售卖土豆泥”的机器。她依然觉得不满意，“自动售卖机的东西还是不全，我们就弄了个小卖部”。某年腾讯司庆，王越和她的团队在汽车电影院搞了一出“嘉年华”。给每一个部门一个小摊位，提供水电等必需品，看谁的摊位晚上的收入最高。

她印象最深的一年，是与同事们搞了一出与“春晚倒计时”一样的跨年年会。她和同事们不仅完美地控制了节目时间做了精确的倒计时，还开创了最早的“直播”。他们利用腾讯的视频团队技术，在现场搭建了很多屏幕，主持人带着摄像机游走在观众、后台等各个地方随机采访。节目还没开始，现场的热烈气氛就已经被调动起来。

“以人为本，员工只要提了需求，我们就要去解决。”她总结在腾讯工作期间的感受这样说道。

2 行政工作第二层：改变思维，引导管理

因为公司搬家，当时孩子还比较小的她离开腾讯，去了一家国际知名的知识产权公司。这个行业与互联网公司开放、随意的气氛完全不同。

公司对于员工着装标准、桌面整洁都有一定的要求。在她加入之前，这些工作都由HR管理。HR对于违规的员工唯一的办法就是罚款，与员工没有更深的沟通，站在了员工的对立面上。王越到岗的时候，员工甚至开始对HR的高压管理已经有了抵触情绪。

王越知道，解决问题不能仅靠高压政策，领导要的是结果。她找员工谈心，发现了问题所在。一是大家没意识到着装的重要性，另一个是大家不知道在哪里能买到合适的正装。

找到问题，就好解决，先解决思想上的问题：“我给大家做培训，第一关键就是商务着装和礼仪的重要性。当时有一句话现在还记忆犹新，就是你想成为什么样的人，可以先穿成他的样子。”

先梳理了思想意识，再帮员工解决“不知道哪里买正装，没有合适我身材的正装”等实际问题。为此，她还开创了一个新的“事业领域”：“我们当时是最早把团购的概念应用到企业里面的。”事后她还与家人开玩笑说要是知道后来团购这么火，应该接着做下去。

王越选了性价比最高的服装供应商上门量体裁衣，同事们可以用最优惠的价格定制春夏秋冬全套正装。同时，她联系了洗衣店的供应商，周五取衣洗好周一送到办公室。员工还可以找行政做托管，让清洁阿姨把洗好的衣服挂在他们的衣柜里，周一换上就可以。细心的王越还准备了大量的领带，以备员工突然需要领带的情况。

解决了基础问题后，王越开始用“指导性的方式去做管理”。

她和团队把完成任务的优秀团队与同事做成培训材料，给员工一种“正向引导”。给新员工做入职培训的时候，就用这些材料举例。看到身边人的做法，员工们自然就会按着这个方向去做。

此外，王越还建立了公司合伙人级别的车辆档案，整合了车辆相关产品的供应商，提醒合伙人处理车的各种问题。在公司业务层面，因为知识产权认邮戳上的日期的特殊性，和每个国家对于接收知识产权文件有不同的快递规定。她还综合邮政、各种快递公司，做出了一份合理的快递供应商资源，最大程度上为公司争取了知识产权申请时间上的优势。

王越细心周到的工作得到了当时老板的肯定：“行政还是要找一个有见识的人，有见识才能把事情做得周全。”对于老板的夸奖，她有自己的想法：“要让大家先认你的服务，才能认可你的管理。”

3 行政工作第三层：沉淀思考，凝聚价值

东方集团不同于王越之前服务的公司或者行业，其员工众多，产业多样。领导、员工需求都各不相同，有共性也有特殊性，这一切都需要王越去“通关”。

入职后，她开始着手梳理公司流程。首先她建立了集团“岗位、工作流程说明书”，统一规定了接待流程、会议服务流程等项，关于杯中的水应该处于什么刻度都有详细规定。说明书简单明了，语言表达不清晰的就用图片示意。每个人使用起来都很方便，她说这么做的目的是要把行政能提供的服务最大化、精细化。

慢慢地，大到固定资产管理、工商档案管理，小到司机、前台甚至供应商的服务全部有固定流程。“这么做下来的结果就是不管前台人员怎么变，感受到的服务是一样的。”

她强调设定流程的：“细化，量化，标准化。”

流程梳理完毕，王越主导建立了东方集团的OA系统。流程制度经得起推敲，才能经得起OA系统的考验，否则就会有问题。针对东方集团的特殊性，方便不同部门间的合作，王越还特别设计了一个“跨公司/跨部门”选项。

OA系统使用到现在，东方集团已经实现无纸化办公，100%线上流程。再也没有她初到集团“纸片满天飞”的情景。

不过，王越更得意的是自己的手下慢慢成长起来。在她看来，什么成绩都比不上一个人能力的成长。

4 最后

曾经有领导对王越说行政工作像“空气”，感受不到存在但也离不开。

她却不这么看：“空气太简单了，行政最普通的要求，才是做到空气的水平。”她说：“一个好的行政管理人员是能够为企业做到危机防范增光添彩的，好的行政可以做成一个钻石。

在将自己的工作凝聚成钻石的路上，王越也表示还在努力学习、吸收更多的养分。对于行政领域的交流与学习，她也总是表现出强烈的兴趣。

“行政很有意思，值得一探究竟。”她笑着说。

– END –

《知行大咖说》是知行晓政旗下一档人物采访栏目。

每期将邀请一位行政大咖或者关注行政领域的大咖向大家分享经验与见解。

展示行政人的风采，同时用大咖们的奋斗经历激励更多行政人找到自己的职业发展之路。知行大咖说——邀你与我们同行。

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